RFP 2.0 - The "Do-It-Yourself" RFP Tool

RFP 2.0Are You Ready  for a Sourcing Upgr da e?December, 2009Paul C. PintoManaging Partnt ereSylvan VI, Inc.Barry Diamond, Vice President, PinstripeThe Vice President of Business Development at Pinstripe, Inc., Barry Diamond is responsible for cultivating, delivering and managing new business. As the foufo rtht ex  eex ce utit vev  to join the comco panyn ,y  he was instins rumenttrumen alt  in building Pinstripe’s sales program from the ground up. In his ongoing role, Barry leads the company’s commercial group sales strategy, and the design and creation of customized programs, initiatives, materials, and new service offerings.A driving force in Pinstripe’s success, Barry’s successful new business development efforts result in the hires of more than 15,000 Fortune 1000 employeesy annually.y  Barry leveragesg  his expertise in human resources and talent acquisition, coupled with insights gained from diverse business experience in market research, lead generation, and operations management, to maintain and build relationships across the industry. He is rer sponsiblee forfo  mining newne  business throthr ugho a netwneorktw of exists it ng and prospective clients, as well as managing and leveraging relationships with sourcing advisory companies1Paul Pinto, Managing Partner, Sylvan VI, Inc.Paul Pinto, is a Managing Partner at Sylvan VI. Inc. where he is responsible for providing a unique set of ‘Outsourcing Advisory 2.0’ services to U.S. and U.K.‐based clientclien s.t   ThroThr ughouto his 25‐25 yeaye r cac reerr,eer  Mr.Mr Pin tPin ot  has propr vo ided advice and council to a variety of fortune 2000 companies who were interested in experiencing the benefits of outsourcing.  As part of 30+ Advisory engagements, Mr. Pinto has facilitated the outsourcing of services to vendors locat de  in Canada, China, Brazilil, I ndidia, and Riuss a, and has setup cap it ve centers in India, Egypt, Malaysia, Mexico, and Slovakia.   Mr. Pinto also serves as an Expert Witness in court cases that require the unbiased opinion of an expert in the field of outsourcing, g, breaches of contract.Sylvan VI, Inc. is a new‐breed of outsourcing advisory firm that provides expert advice to support our clients in transforming their businesses through the applicaapplic ta iont of innovinno av tiva etiv  deliverdeliv y models, thattha  levle ev re ar geg  a newne  approachappr to providing services in a “2.0” environment. Our mission is to help our clients align their overall business goals by reducing costs, improving operational efficiencies, and ultimately positioning them to be free to concentrate on becoming more competitive in their selected markets.2We offer an array of solutions for our partners looking to us for TALENT IN SIGHTPinstripe Talent Spectrum provides our clients with a complete end‐to‐end recruitment partnership solution.  iP nstri’pe s Project Focus de  Talent Spectrum offers our lcomp ete den ‐to‐den  solution b  ut fdocuse  by types of positions, location, or specific period of time.Pinstripe Talent Point allows our clients to select points in the recruitment process to leverage our expertise dan  support th ie r HR process where they dnee i t most.3Discussion Topics The RFP ProcessThe Current  State RFP Process (RFP 1 0. )0)The Future State RFP Process (RFP 2.0)Comparison and Conclusion 4Actors in the Outsourcing EcosystemInfluencerBuyerSuppliers of outsourcing-related Consumers of outsourced servicesinformationAdvisorProviderSupplier of ppcustomized outsourcing gSeller and provider of poutsourced advice and guidanceservicesThe election to invin ov lvo elv  AdvisorsAdvisor and/ orand/  InfluencerInsfluencer  in the outsourcingoutsour process,pr reqre uiresre  a certaincert level of investment, while the decision to undertake a Do‐It‐Yourself approach bears a certain level of risk.5Why Upgrade the Vendor Selection Process?Select the most appropriate vendor within the shortest period of time, in a way that minimizes the cost of the selection process, and builds consensus for the ultimate decision and initiative.• IncreaseIncr the speed with which the ultimately qualified vendor will be • Gain access to qualified selectedFastervendors to which you have no prior exposure• Administer the process while reducing the GreenerBetteramountamoun  of resources being consumed (e.g. paper, toner, mailings …)• Minimize the cost associated with selecting the ultimate SaferCheapervendor• Build consensus around the ultimateultimat  decision, and  lay the groundwork for a successful relationship6Discussion Topics The RFP ProcessThe Current  State RFP Process (RFP 1 0. )0)The Future State RFP Process (RFP 2.0)Comparison and Conclusion 7High‐level RFI/RFP 1.0 ProcessProcess FlowDeliverablesBusiness Develop Business CaseTotal Cost of Ownership, Return On Investment, In‐source vs. Outsource decisionCaseLong-list of Develop RFIHigh‐level requirements, long‐list of potential vendors (10 – 20)VendorsDistribute to Prospectivpe Short-list of Ve dn or responses,  hs ort l‐ ist  fo  prospective ve dn ors (  5 ‐ )Vendors 7VendorsStatement of Develop RFPDetailed requirements, Service Level AgreementsRequirementsProposed Facilitate Due Diligence (bilateral)Proposed solutionsSolutionsEvaluation Evaluate VendorsSelected Vendor(s) ResultsNegotiate T&Cs with Contractual Agreementselected Vendor(s)AgreementTypical Scenario• 9 Vendors favorably responding to RFI• 1 vendor negotiating contractual Ts&Cs• Focused on Math (price) and Physics (fit)• 5 Vendors favorably responding to RFP• 6‐9 months of calendar time• Keeps the vendors at arm’s length• 3 Vendors engaged in due diligence• 1,500 – 2,100 person‐hours of internal effort• Does not always yield a unanimous decision• 4 Evaluators reviewing vendor responses• 4,200 – 5,500 sheets of paper produced• Uses spreadsheets, and word processers8Characteristic of RFP 1.0AreaCharacteristicProven ProcessThe RFP process has been in use for a very long time, and is well‐tested and proven to  build consensus for the selection of the ultimate vendor.  The process clearly yields actionable results.Template DeliverablesMost organizations have a set of dedicated word processing documents (e.g. RFQs, RFIs, RFP sRFP …),sand spr espr adsheets (e.g. TC  O,TCRO I,I  vev ndor wew ightigh ingtand r  ar ting…)aComfortableThe majority of decision‐makers have prior experience being involved in selecting a vendor through the use of the traditional RFI/RFP process.  As such, they undersunder ts at nd their  rolel  in the  processpr, and ar  ear  rer lativla etiv ly coc mfm ortfaort ble in pr  ovidingpr their input and feedback through this forum. Proven ResultsThe majority of large and medium‐sized outsourcing projects have used the RFP process to facilitate the selection of their external service provider.  The majority of these relationships have been mutually beneficial and deemed to be successful. Promotes Compep titionThe prp ocess allows for a like‐for‐like comparisonp of costs between vendors, which enables the Buyers to aggressively negotiate the cost of services in normalized terms. 9