toernooi draaiboek

Extra opdracht

`Het organiseren van een
voetbaltoernooi'




Allard Komdeur,
KNVB - Juniorentrainer



~ 0 ~

---

Inhoudsopgave


INLEIDING

1 ALGEMEEN
1.1 Doel
1.2 Aandachtspunten
1.3 Gemaakte afspraken
1.4 Kosten

2 VERGUNNINGEN
2.1 Doel
2.2 Algemeen
2.3 Gebruikersvergunning tijdelijke bouwwerken
2.4 Evenementenvergunning
2.5 Gemaakte afspraken
2.6 Kosten

3. OPENBARE ORDE, VEILIGHEID EN LOGISTIEK
3.1 Doel
3.2 Algemeen
3.3 Gemeente, politie en brandweer, ambulance
3.4 Bereikbaarheid
3.5 Bereikbaarheid hulpdiensten
3.6 Wegafsluitingen
3.7 Afzetmateriaal
3.8 Bewegwijzering
3.9 Vervoerswijze
3.10 Parkeren
3.11 Vrijwilligers
3.12 Verkeersvoorlichting
3.13 Crowdmanagement en crowdcontrol
3.14 Loop-en noodroutes (vluchtwegen)
3.15 Beveiliging
3.16 Brandveiligheid
3.17 Gemaakte afspraken
3.18 Kosten

4 GEZONDHEID EN HYGIENE
4.1 Doel
4.2 Algemeen
4.3 EHBO
4.4 Toiletten
4.6 Afvalreiniging
4.7 Gemaakt
4.8 Kosten

5 DRANK EN CATERING
5.1 Doel
5.2 Algemeen
5.3 Tent
5.4 Catering
5.5 Alcoholische dranken
5.6 Voedselveiligheid
5.7 Gemaakte afspraken
5.8 Kosten


~ 1 ~

---

6 COMMUNICATIE
6.1 Doel
6.2 Algemeen
6.3 Informatie aan deelnemende teams
6.4 Informatie aan bewoners
6.5 Programmaboekjes
6.6 Promotie
6.7 Gemaakte afspraken
6.8 Kosten

7 SPONSORING
7.1 Doel
7.2 Algemeen
7.3 Reeds aangetrokken sponsors
7.4 Sponsorwerving
7.5 Gemaakte afspraken

8 WEDSTRIJDTECHNISCH
8.1 Doel
8.2 Algemeen
8.3 Wedstrijdschema
8.4 Scheidsrechters
8.5 Velden
8.6 Ballen
8.7 Goals
8.8 Gemaakte afspraken
8.9 Kosten

9 FINANCIEEL
9.1 Doel
9.2 Algemeen
9.3 Subsidie
9.4 Begroting
9.5 Gemaakte afspraken

10 CALAMITEITEN
10.1 Doel
10.2 Algemeen
10.3 Calamiteitenplan
10.4 Gemaakte afspraken
10.5 Kosten

11 EVALUATIE
11.1 Doel
11.2 Algemeen
11.3 Gemaakte afspraken












~ 2 ~

---

Inleiding

Dit draaiboek is gemaakt door Allard Komdeur (als opdracht van een
juniorentrainerscursus van de KNVB) en is bedoeld ter voorbereiding en organisatie
van een groot (inter)nationaal voetbaltoernooi.

Bij het voorbereiden en organiseren van een groot voetbaltoernooi komt heel wat bij
kijken, in dit draaiboek komen alle (mogelijke)onderwerpen voorbij. Het kan
bijdragen leveren aan een succesvol voetbaltoernooi. Want: `Een goede voorbereiding
is het halve werk!'.
Voor elk ander (sport)evenement of toernooi is dit draaiboek ook prima geschikt.

Het draaiboek is opgedeeld in een aantal onderwerpen. Elk onderwerp is weer verder
ingedeeld met een aantal deelonderwerpen. Bij elk onderwerp zijn in elk geval de
deelonderwerpen `gemaakte afspraken' en `kosten' terug te vinden. Tevens zijn er
vrij vaak `aandachtspunten' opgenomen in het draaiboek. Dit zijn de vragen of
opmerkingen waarover moet worden nagedacht bij het organiseren van het
desbetreffende toernooi. Onder `gemaakte afspraken' kunnen de getroffen regelingen
en gemaakte afspraken van het desbetreffende deelonderwerp worden vermeld. Onder
`kosten' dienen de kosten die gemaakt (moeten) worden per (deel)onderwerp zo
nauwkeurig mogelijk vermeld worden, deze kosten zou u uit de begroting kunnen halen.

In deze versie van het draaiboek is bij elke `gemaakte afspraak' slechts een regel
opengehouden, dit kan natuurlijk digitaal worden aangepast. Tevens zijn er
voorbeelddocumenten beschikbaar (kunnen aangevraagd worden) zoals: `begrotingen',
`plattegronden', `promotiemateriaal', `wedstrijdschema's, `uitnodigingsbrieven',
`programmaboekjes' en enkele andere documenten.

Veel succes!


1 Algemeen

1.1 Doel
Het succesvol voorbereiden van een (voetbal)toernooi of (sport)evenement, door
gebruik te maken van dit draaiboek.

1.2 Aandachtspunten
* Aanwijzen eindverantwoordelijke;
* Inventariseren afbreukrisico's (wanneer gaat het niet door?)

1.3 Gemaakte afspraken
1.3.1 Aandachtspunten
De eindverantwoordelijke is:
*


1.4 Kosten
In totaal zal het evenement ...... Euro gaan kosten.
Zie hierbij ook de andere hoofdstukken voor een
gedetailleerder beeld in de kosten.


2 Vergunningen

2.1 Doel
Ruim op tijd vergunningen verkrijgen en duidelijkheid verkrijgen over de wensen en
eisen van de vergunningverstrekker.
~ 3 ~

---

2.2 Algemeen
Aandachtspunten:
* Aanwijzen verantwoordelijke
* Welke vergunningen zijn er nodig
* Voor 2 maanden van aanvang van het evenement is er begonnen met het aanvragen van
vergunningen.

2.3 Gebruikersvergunning tijdelijke bouwwerken
Nodig voor o.a. de tent.
Aandachtspunten:
* Het verkrijgen en meesturen van een bouwkundige plattegrond (in tweevoud), schaal
1:100, met daarop de afmetingen van de tent, de gebruiksfunctie van de
verschillende ruimten inclusief bijbehorende oppervlakten en de aan te brengen
brandveiligheidsvoorzieningen en
vrij te houden gang-en looppaden in de overige voor het publiek beschikbare vrije
vloeroppervlakte. (Deze plattegrond is wellicht te verkrijgen bij de verhuurder van
de tent.);
* Het verkrijgen en meesturen van een situatie tekening (in tweevoud), schaal
1:1000 met daarop de plaats en afmetingen van de tent en de looproutes. (Dit moet
een kadaster tekening zijn, die je moet aanvragen bij de gemeente.);
* Kosten.

2.4 Evenementenvergunning
Aandachtspunten:
* voor ontheffing tijdelijk schenken van alcohol: een kopie van het diploma sociale
hygiene en het legitimatiebewijs van degene die achter de bar staat;
* een situatie tekening van het terrein waar het evenement op plaatsvindt met een
daarop aangegeven wat er tijdens het evenement geplaatst wordt, plus de afmetingen
hiervan (toilet wagens, tent, geluidsinstallatie, EHBO enzovoort) duidelijkheid
over de verwerking van het afval, is er hulp nodig van de gemeente?
* programma van het evenement en een schatting van de deelnemers en het publiek;
* Kosten.

2.5 Gemaakte afspraken
2.5.2 Algemeen
De verantwoordelijke voor de vergunningen is:
*

2.5.3 Gebruikersvergunning tijdelijke bouwwerken
*

2.5.4 Evenementenvergunning
*


2.6 Kosten
2.6.3 Gebruikersvergunning tijdelijke bouwwerken
*

2.6.4 Evenementenvergunning
*

2.6.5 Totaal
* De totale kosten aan vergunningen bedragen: ...... Euro


3. Openbare orde, veiligheid en logistiek

3.1 Doel
~ 4 ~

---

Het evenement zo voorbereiden dat de openbare orde, veiligheid en logistiek
gedurende het evenement niet in het geding komen.

3.2 Algemeen
Aandachtspunten:
* Aanwijzen verantwoordelijke

3.3 Gemeente, politie en brandweer, ambulance
Aandachtspunten:
* Het van het evenement op de hoogte brengen van de gemeente, politie en brandweer;
* Het maken van afspraken met de gemeente, politie en brandweer over de handhaving
van de openbare orde?
* Kosten.

3.4 Bereikbaarheid
Aandachtspunten:
* Schatten verwachte hoeveelheid bezoekers (zowel teams als toeschouwers, per dag
en in totaal);
* Zijn er andere evenementen in de omgeving of elders in de stad?
* Wegwerkzaamheden, afsluitingen of andere knelpunten;
* Bereikbaarheid en beschikbaarheid van openbaar vervoer;
* Bereikbaarheid en beschikbaarheid van parkeervoorzieningen;
* Kosten.

3.5 Bereikbaarheid hulpdiensten
Aandachtspunten:
* Doorrijdbreedte voor brandweervoertuigen minimaal 3,5 meter;
* Geen straatafsluitingen zonder goedkeuring brandweer;
* Minimale doorrijhoogte 4,20 meter;
* Brandkranen worden vrijgehouden (minimaal 1 meter);
* Brandkranenbordjes blijven zichtbaar;
* Aansluitingen voor droge blusleidingen worden vrijgehouden (minimaal 1 meter);
* Gewone uitgangen en nooduitgangen van o.a. clubhuis en dergelijke worden
vrijgehouden (minimaal 2 meter);
* Kosten.

3.6 Wegafsluitingen
Aandachtspunten:
* Welke weg(en) moet(en) worden afgesloten voor het verkeer en gedurende welke
tijden (ook voorafgaand aan het evenement, ten behoeve van de opbouw)? Aangegeven
moet worden of de weg geheel autovrij (incl. parkeren) moet zijn of dat er beperkt
verkeer (met ontheffing) mogelijk is.
* Voor wie geldt de ontheffing (taxi, gehandicapten...) en hoe ziet die eruit?
* Hoe is de bereikbaarheid van de brandweer en politie geregeld?
* Rijdt er openbaar vervoer over de afgesloten wegen en kan dat blijven rijden? Zo
nee, gedurende welke tijden?
* Kosten.

3.7 Afzetmateriaal
Aandachtspunten:
* Wordt er afzetmateriaal gebruikt om plaatsen vrij van publiek/verkeer te houden?
* Zo ja, welk materiaal en waar (aangeven op tekening)?
* Zo ja, wie maakt dit of waar wordt het ingekocht?
* Kosten.

3.8 Bewegwijzering
Er zullen borden geplaatst worden voor de bewegwijzering naar het toernooi toe en
loop-en noodroutes op de plaats van het toernooi.
Aandachtspunten:
* Waar moeten er borden worden geplaatst?
* Hoeveel en welk soort borden zijn er nodig?
~ 5 ~

---

* Waarvan worden deze borden gemaakt en wie doet dit?
* Wanneer zijn deze borden klaar?
* Wanneer en door wie worden deze borden geplaatst?
* Kosten.

3.9 Vervoerswijze
Aandachtspunten:
* Uit welke delen van het land komen de bezoekers/deelnemers van het evenement en
met welk vervoermiddel?
* Hoe komen de bezoekers aan? (openbaar vervoer, taxi's, particulier vervoer,
georganiseerd vervoer (pendelbussen, ontheffingen, fietsers en voetgangers)
* Wordt het gebruik van openbaar vervoer gestimuleerd en op welke wijze?
* Kosten.

3.10 Parkeren
Aandachtspunten:
* Op welke weg(en) mogen gedurende welke tijden geen geparkeerde auto's staan?
* Zijn er gereserveerde parkeerplaatsen nodig voor specifieke voertuigen
(materialenauto, tv-auto, gehandicapten etc.)?
* Waar worden auto's, bussen en fietsen van bezoekers/deelnemers geparkeerd?
* Kosten.

3.11 Vrijwilligers
Aandachtspunten:
* Zijn er vrijwilligers (en zo ja, hoeveel?) die de politie kunnen assisteren bij
het afsluiten van wegen voor verkeer?
* Kosten (vergoeding)?

3.12 Verkeersvoorlichting
Aandachtspunten:
* Hoe worden bewoners/bedrijven en bezoekers voorgelicht over de afsluitingen en
andere verkeersmaatregelen?
* Kosten.

3.13 Crowdmanagement en crowdcontrol
Een te hoge publieksdichtheid bij een evenement brengt een verhoogde kans op
incidenten met zich mee. Daarom moet er in de voorbereiding van het evenement een
schatting gemaakt worden van het verwachte aantal bezoekers, aan de hand waarvan de
organisator maatregelen kan treffen. Ook is het van belang een publieksprofiel te
maken, om de risico's in te schatten. Daarbij wordt bijvoorbeeld aandacht besteed
aan het soort mensen (relschoppers, ouden van dagen of theaterpubliek), leeftijd,
percentage mannen en vrouwen en animositeit. Crowdmanagement is de systematische
planning voor, en supervisie over de ordelijke verplaatsing en verzameling van
personen. Hiervoor moet duidelijkheid bestaan over de toegankelijkheid van het
evenement (is het afgeschermd of niet), de mate van planning (is het vooraf of
spontaan georganiseerd), de focus (een evenement of meerdere tegelijk), de locatie
(aan de rand van de stad, bij een woonkern etc), de gesteldheid van het terrein
(verharde of onverharde grond) en de aard van de crowdmanagement (gaat het om
management van een grote mensenmassa of het potentiele management waarbij een grote
mensenmassa is betrokken).
Aandachtspunten:
* Schatten verwachte hoeveelheid bezoekers (zowel teams als toeschouwers, per dag
en in totaal);
* Het maken van een beleidsprofiel. (denk aan soort mensen, leeftijd, geslacht);
* Het regelen van de toevoer van bezoekers. (denk aan verspreid, allemaal tegelijk);
* Hoe laat komen de bezoekers aan?
* Waar kunnen de bussen de bezoekers afzetten?
* Waar komen de bezoekers aan?
* Het regelen van de afvoer van bezoekers. (denk aan verspreid, allemaal tegelijk;)
* Zijn er voor zover nodig slaapplaatsen geregeld?
* Hoe is de spreiding van de bezoekers over het terrein? (denk aan spreiding velden,
~ 6 ~

---

kleedkamers, toiletten, etc.);
* Kosten.

3.14 Loop-en noodroutes (vluchtwegen)
Bij de inrichting van het evenemententerrein moet de organisator zorgen dat het
publiek overal naar toe kan waar wat te doen is en ingeval van een incident het
terrein (zo) snel en veilig (mogelijk) kan verlaten.
Aandachtspunten:
* Zijn er loop-en noodroutes gecreeerd?
* Kunnen er hulp-en nooddiensten langs deze routes?
* Zijn de loop-en noodroutes goed bewegwijzerd? (waaruit bestaat deze
bewegwijzering?)
* Zal de publieksdichtheid op de loop-en noodroutes niet meer dan 70% bedragen?
* Het aanwezige personeel heeft goede instructies gekregen over de routes;
* Kosten.

3.15 Beveiliging
De organisator is primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de
bezoekers op het evenemententerrein. Hij moet daarom zorgen voor voldoende toezicht.
Aandachtspunten:
* Er is minimaal 1 toezichthouder (steward) op 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers
geregeld. (denk aan vrijwilligers, bv. Studenten of professionals);
* Tijdens het toernooi een leidinggevende aanwezig die het aanspreekpunt zal zijn
voor aanwijzingen van hulpdiensten;
* De organisator moet te allen tijde aanwijzingen van politie, brandweer en
gemeente opvolgen;
* Kosten

3.16 Brandveiligheid
Het is belangrijk dat voorwerpen die gebruikt worden voor het toernooi brandveilig
zijn.
Aandachtspunten:
* Gasflessen;
* Barbecues;
* Ballonnen;
* Bakken en braden;
* Tenten;
* Kramen;
* Kosten.

3.17 Gemaakte afspraken
3.17.2 Algemeen
De verantwoordelijke voor openbare orde, veiligheid en logistiek is:
*

3.17.3 Gemeente, Politie en Brandweer, Ambulance
*

3.17.4 Bereikbaarheid
*

3.17.5 Bereikbaarheid hulpdiensten
*

3.17.6 Wegafsluitingen
*

3.17.7 Afzetmateriaal
*

3.17.8 Bewegwijzering
~ 7 ~

---

*

3.17.9 Vervoerswijze
*

3.17.10 Parkeren
*

3.17.11 Vrijwilligers
*

3.17.12 Verkeersvoorlichting
*

3.17.13 Crowdmanagement en Crowdcontrol
*

3.17.14 Loop-en noodroutes (vluchtwegen)
*

3.17.15 Beveiliging
*

3.17.16 Brandveiligheid
*


3.18 Kosten
3.18.3 Gemeente, Politie en Brandweer, Ambulance
*

3.18.4 Bereikbaarheid
*

3.18.5 Bereikbaarheid hulpdiensten
*

3.18.6 Wegafsluitingen
*

3.18.7 Afzetmateriaal
*

3.18.8 Bewegwijzering
*

3.18.9 Vervoerswijze
*

3.18.10 Parkeren
*

3.18.11 Vrijwilligers
*

3.18.12 Verkeersvoorlichting
*

3.18.13 Crowdmanagement en Crowdcontrol
*

~ 8 ~

---

3.18.14 Loop-en noodroutes (vluchtwegen)
*

3.18.15 Beveiliging
*

3.18.16 Brandveiligheid
*

3.18.17 Totaal
* De totale kosten aan openbare orde, veiligheid en logistiek bedragen: ...... Euro


4 Gezondheid en Hygiene

4.1 Doel
Het evenement zo voorbereiden dat de gezondheid van alle aanwezigen en de hygiene
gedurende het evenement niet in het geding komen.

4.2 Algemeen
Aandachtspunten:
* Aanwijzen verantwoordelijke

4.3 EHBO
Aandachtspunten:
* Ten minste een EHBO-post aanwezig;
* De locatie van de EHBO-post;
* EHBO-post te allen tijden bemand met minimaal een persoon met een geldig EHBO-
diploma;
* Voldoende voorzieningen aanwezig in de EHBO-post. (denk aan een ruim gesorteerde
EHBO koffer met materiaal voor EHBO-hulpverlening, tafels, stoelen, drinkwater en
communicatiemiddelen);
* Kosten.

4.4 Toiletten
Op het evenemententerrein moeten voldoende toiletten aanwezig zijn. Toiletten die
aangesloten kunnen worden op bestaande voorzieningen zijn hygienischer en hebben
daarom de voorkeur.
Aandachtspunten:
* Een toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers;
* Een toilet is binnen een loopafstand van 150 meter te bereiken;
* Herentoiletten mogen vervangen worden door urinoirs, met dien verstande dat het
aantal urinoirs maximaal 1/4 van het totale aantal toiletten bedraagt;
* De toiletten worden minimaal tweemaal per dag en zonodig vaker gereinigd;
* Zijn er speciale toiletten voor gehandicapten nodig;
* Kosten.

4.5 Kleedkamers en douches
Aandachtspunten:
* Er moet voldoende capaciteit zijn aan kleedkamers en douches voor alle teams die
komen.
* Bij onvoldoende capaciteit: Hoe wordt er gezorgd voor voldoende kleedkamers en/of
douches (denk aan tijdelijke oplossingen);
* Kosten.

4.6 Afvalreiniging
Aandachtspunten:
* Voldoende prullenbakken verspreid over het terrein?
* Waar komen de prullenbakken vandaan?
* Waar worden de prullenbakken neergezet?
~ 9 ~

---